Die Technologie von eventDATA-services im Einsatz: Das Hahnenkamm-Rennen in Kitzbühel

Für den Kunden K.S.C – Kitzbüheler Ski Club wickelt eventDATA-services seit 2014 das Akkreditierungs-, Ehrengäste- und Zutrittskontrollmanagement im Rahmen des Hahnenkamm-Rennens Kitzbühel ab. Die Technologie von eventDATA-services ist damit seit 3 Jahren beim Mythos Kitz unter anspruchsvollen Bedingungen voll im Einsatz.

Das Event

Das Hahnenkammrennen in Kitzbühel: 3 Tage, 3.000 Athleten, Mitarbeiter und Funktionäre, 5.000 VIP-Gäste, 87.000 Besucher, 6.5 Mio. Euro Budget, 40 Mio. Euro Umsatz.

Der Kunde

Der Skisport hat in Kitzbühel eine über 100jährige Tradition und mit ihm auch der Kitzbüheler Ski Club (K.S.C.). Legenden wie Toni Sailer, Anderl Molterer, Christian Pravda, Ernst Hinterseer und Hias Leitner oder Hansi Hinterseer haben maßgeblich zum Ruf Kitzbühels beigetragen. Der Kitzbüheler Ski Club hat es sich zum Ziel gesetzt, den Nachwuchs in den sportlichen Disziplinen Ski Alpin, Snowboard, Freeski und Skicross, sowie Langlauf, Biathlon, Sprunglauf und Nordische Kombination zu fördern – und das mit Erfolg. 53 Olympia- und Weltmeisterschaftsmedaillen haben die Sportler des Kitzbüheler Ski Club bisher gewonnen. Über 6.500 Mitglieder aus mehr als 25 Nationen machen den K.S.C. zu einem der traditionsreichsten und bekanntesten Ski Clubs weltweit.

Seit Anbeginn der Hahnenkamm-Rennen in Kitzbühel ist der K.S.C. für die Organisation des alljährlichen Winter Highlights im alpinen Skirennsport zuständig. Das Hahnenkamm-Rennen wird seit 1931 am namensgebenden Berg, dem Hahnenkamm in Kitzbühel ausgetragen. Seit der Einführung des Weltcups 1967 finden die Rennen im Rahmen dieser Rennserie statt. Der traditionelle Termin ist im Jänner, eine Woche nach dem Lauberhornrennen in Wengen.

Beim Jubiläum, dem 75. Hahnenkamm-Rennen 2015 traten die Sportler in den Disziplinen Super G, Kombination, Abfahrt und Slalom an. Die Speed-Disziplinen finden auf der Rennstrecke Streif statt, die Slalom-Bewerbe auf dem Ganslernhang. Die Aufgabenstellung Der K.S.C. steht alljährlich vor der Herausforderung, für die Rennwoche innerhalb kurzer Zeit ein System zum Einsatz zu bringen, welches es ermöglicht, die zahlreichen unterschiedlichen Personengruppen, die beim Rennen im Einsatz sind, effizient mit Akkreditierungsausweisen und Zutrittsberechtigungen zu versehen. Dazu gehören die Athleten, Ehrengäste, Funktionäre, Pistenarbeiter, Sicherheitspersonal, Serviceteams, Medienvertreter und natürlich die Mitglieder des OK. Zudem ist es aus Sicherheitsgründen wichtig, nur tatsächlich berechtigten und befähigten Personen den Zutritt z.B. zur Piste zu erlauben.

Bei der Verwaltung der Ehrengäste ist nicht nur die Erfassung der Teilnahme an sich, sondern auch jene an den zahlreichen Side Events sowie die von Begleitpersonen wichtig. Schließlich gilt es noch, den Bereich der VIP-Gäste mittels unaufdringlicher, aber doch zuverlässiger elektronischer Kontrolle vor unberechtigten Zutritten zu schützen und die Belegung der einzelnen Bereiche in Echtzeit zu prüfen.

Aufgrund der Topographie des Geländes besteht eine zusätzliche Herausforderung darin, dass die Prüfung des Zutritts auch offline, d.h. ohne Verbindung zu einer zentralen Datenbank bzw. Ausgabestelle, erfolgen muss.

Der Akkreditierungsausweis selbst wird, je nach Benutzergruppe, mit Personen- und Zutrittsdaten und einem Foto versehen und trägt gleichzeitig die Berechtigung für die Nutzung der Skilifte der Kitzbüheler Bergbahnen.

Keyfacts

• Anzahl der Personendatensätze: 15.500
• Anzahl der ausgegebenen Akkreditierungen & Ehrenkarten: 5.000
• Anzahl der Kontrollgeräte: 24
• Anzahl der Systemuser: 4
• Einsatzdauer: 3 Monate

Unsere Lösung

Die eventDATA Akkreditierungs- und Gästemanagementlösung basiert auf dem weltweit am meisten verbreiteten Kundendaten-Managementsystem, Microsoft Dynamics CRM. Mit Hilfe dieser Plattform war es möglich, die bislang auf mehrere Systeme verteilten Daten in eine einzige Datenbank zu migrieren, Duplikate zu entfernen und trotzdem sicherzustellen, dass unterschiedliche Nutzer des Systems innerhalb der Organisation auch nur zu den für sie relevanten Personendaten Zugriff erhalten (z.B. Presseakkreditierungsteam für Medienvertreter, Rennbüro für Athleten und Betreuerstab, usw.).

Um die Ausgabe der Akkreditierungsausweise in Kombination mit dem Skipass zu ermöglichen, hat eventDATA mit seinen Systempartnern eine Lösung entwickelt, die es erlaubt, den von den Bergbahnen verwendeten RFID-Chip zusätzlich zu codieren und optisch zu bedrucken. Die für die Kontrolle des Zutritts relevanten Daten werden auf einer gesonderten Chip-Ebene aufgebracht. Damit besteht auch die Möglichkeit, diese Informationen mit mobilen Lesegeräten selbst dann auszulesen, wenn Änderungen oder Neuproduktion erst in der letzten Minute erfolgt sind.

„Wir sind sehr froh darüber, mit der Lösung von eventDATA eine Plattform zu haben, die wir laufend ausbauen können. Dieses Jahr wurden mit den Ehrengästen und VIP’s weitere wichtige Besuchergruppen über das gleiche System erfasst“

Peter Huber, Vorstand K.S.C

Neu bei den Herrenrennen in Kitzbühel in diesem Jubiläumsjahr – Streif und Ganslernhang werden bereits zum 75. Mal bezwungen – war der Einsatz einer Online-Erfassung aller Ehrengäste, sowie die Erweiterung der elektronischen Zutrittskontrolle auch auf die VIP-Gäste. Ehrengäste konnten somit über ein Web-Portal bekanntgeben, ob sie die Einladung des K.S.C. annehmen, welche Haupt- und Side-Events besucht werden, und auch die Erfassung von Begleitpersonen war möglich. Die Ausgabe der Berechtigungen erfolgte auf Plastikkarten im XL-Format, bedruckt mit einem QR-Code.

Für die Kontrolle der Zutrittsberechtigungen –für Akkreditierte, Ehrengäste und Besucher der VIP-Tribünen – kamen online wie offline verfügbare Handheld-Lesegeräte zum Einsatz, die mit ihrer robusten, außeneinsatztauglichen Ausstattung auch härtesten Wetterbedingungen während des gesamten Renntages standhalten. Die Bedienung des Gerätes (selbst mit Handschuhen) ist selbsterklärend und sorgt so für eine rasche und reibungslose Durchgangsprüfung an allen Einlasskontrollpunkten.

„Wichtig ist uns, dass die Akkreditierung und die Skiberechtigung auf einer einzigen Karte ausgegeben werden – dies ist eine Besonderheit und Alleinstellungsmerkmal unserer Veranstaltung“

Michael Huber, Vorsitzender des Organisationskomitees